Una vez se ha decidido crear
un nuevo sistema informático y previamente a la puesta en marcha del proyecto,
como en cualquier proyecto de ingeniería, es necesario realizar una
planificación del mismo. El objetivo de la planificación del proyecto es
proporcionar un marco de trabajo que permita al director de proyecto hacer
estimaciones de recursos, costes y planificación temporal. Dentro del área de
planificación se deben cubrir dos aspectos: La realización por parte del
director del proyecto informático de un plan de proyecto y la gestión de
compromisos.
El plan de proyecto informático es un documento que describe los trabajos que se van a realizar y la forma en que el director de proyecto va a dirigir su desarrollo.
Debe definir un conjunto de
tareas, coordinadas en el tiempo, así como los recursos necesarios para cumplir
los compromisos de la compañía. El contenido del plan de proyecto varía en cada
proyecto, pero hay unos elementos esenciales que deben incluirse:
- Un resumen del proyecto que pueda ser comprendido por cualquier persona. Debe indicarlos productos finales que se le van a entregar al cliente, de forma que, cuando se produzcan, se pueda comprobar que se ajustan al plan.
- Una lista de hitos alcanzables.
- Los procedimientos y estándares que se van a aplicar.
- Una especificación del proceso de revisión que determine quien, como y cuando se va a revisar el proyecto y con qué objeto.
- Un plan que defina la comunicación entre la organización de desarrollo y el cliente.
- Un diagrama de descomposición del trabajo denominado en inglés Working Breakdown Structure(WBS).
- Una lista de personal del proyecto y su asignación en relación con el WBS.
- Una red de actividades que muestre la secuencia de actividades en el tiempo y su relación entre ellas.
- Presupuestos y calendarios para todas las actividades que tienen un responsable.
Para la confección de un
plan de proyecto la organización puede basarse en estándares existentes. En la Tabla
1 se define la estructura de un plan de proyecto definida por un estándar. Cada
organización puede ajustar esta estructura a sus proyectos particulares.
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| Tabla 1: Estructura de un plan de Proyecto Informático |
ACTIVIDADES PARA LA PLANIFICACIÓN DE UN PROYECTO
Como se muestra en la Tabla
1, uno de los apartados en el plan de proyecto es la determinación del plan de
desarrollo. El principal objetivo de esta sección es la configuración dl
calendario del proyecto. Sin este calendario, el control del proyecto se hace prácticamente
imposible. La dirección del proyecto podría ser extremadamente difícil si no se
han identificado previamente las actividades individuales y sus
interrelaciones.
El control del proyecto, que
se verá al final del capítulo, se basa en la supervisión periódica y en la
comparación de los resultados con los previstos en el calendario. Si no existe
un calendario, es imposible estimar el estado del proyecto acertadamente.
La planificación temporal de
un proyecto informático no difiere mucho de la de un proyecto de cualquier
ingeniería, por lo que se pueden aplicar herramientas de planificación temporal
de proyectos y técnicas generales de proyectos de ingeniería. Para desarrollar
un calendario es necesario siete pasos en el orden que se expone a continuación
según Cory(1990):
- Definición de los objetivos del proyecto.
- Descomposición de las actividades.
- Relación entre las actividades.
- Estimación de tiempos y costes de las actividades.
- Reajustes del programa de tiempos a las restricciones del proyecto.
- Asignación de los recursos/Definición de la organización del equipo.
- Revisión del calendario.
GESTIÓN DE COMPROMISOS
La gestión de compromisos es
un aspecto crucial dentro de la realización de un proyecto informático. En una
empresa con una organización jerárquica, suele ocurrir que los directivos se
comprometen a cumplir unos objetivos poco factibles sin tener en cuenta las
opiniones de los técnicos del grupo de desarrollo encargado de llevar a cabo el
proyecto.
Es importante que los
directivos tomen las decisiones y adopten compromisos después de que el grupo
de trabajo haya emitido sus opiniones sobre si los compromisos se consideran o
no factibles. Si los directivos se deciden a adoptar un compromiso poco factible,
deben estar preparados para un posible aumento de los costes o un retraso en la
fecha de entrega.
- Motivación: La habilidad para motivar al personal técnico para que produzca conforme sus mejores capacidades.
- Organización: La habilidad para moldear procesos existentes(o inventar unos nuevos) que permita al concepto inicial transformarse en un proyecto final.
- Ideas o innovación: La habilidad para motivar al personal para crear y sentirse creativos.
SEGUIMIENTO Y SUPERVISIÓN DEL PROYECTO INFORMÁTICO
Una vez ya se ha elaborado
la planificación del proyecto informático, donde el director de proyecto ha
hecho estimaciones de recursos, costes y planificación temporal, si se ha desarrollado
apropiadamente, se habrán definido las tareas e hitos que deben seguirse y controlarse a medida que
progresa el proyecto. El seguimiento y la supervisión del proyecto informático implican
seguir, revisar y comparar los planes del proyecto, actualizándolos en función
de estos resultados. El director de proyecto tiene como misión la supervisión
del progreso y la realización de acciones correctivas, así como dirigir al
personal del proyecto.
Por lo tanto, se puede decir
que los objetivos que pretende conseguir el seguimiento y la supervisión del
proyecto informático son:
- Comparar los resultados actuales con los planes previstos.
- Tomar acciones correctivas cuando existan desviaciones significativas de los planes previstos.
- Acordar compromisos con el personal afectado por las acciones correctivas.
BIBLIOGRAFÍA
Ingeniería de Proyectos Informáticos: Actividades y Procedimientos Escrito
por José Salvador Sánchez Garreta
